TIETOSUOJASELOSTE

VUOKATTI TRAVEL AVOIN YHTIÖN  
MARKKINOINTI- JA ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja Suomen kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä, rekisterin nimi ja yhteystiedot 

Vuokatti Travel Avoin yhtiö (myöh. rekisterinpitäjä)

Yhteystiedot: 

Vuokatti Travel Avoin yhtiö          
Kidekuja 2, 88610 Vuokatti
puh. +358 10 4232 520
Y-tunnus: 2262280-4
 

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Svetlana Koivisto
Vuokatti Travel Avoin yhtiö
Kidenkuja 2, 88610 Vuokatti
puh. +358 10 4232 520
info@vuokattitravel.fi
 

Henkilötietojen käyttötarkoitus

• Asiakassuhteen perustaminen
• Asiakassuhteen ja varausten jatkuva hoitaminen ja kehittäminen: varausvahvistuksen ja kohdetietojen lähetys sähköpostitse; varausten maksaminen, maksujen valvonta ja perintä; asiakkaan mahdolliset lisäkysymykset halutulla kommunikointivälineellä
• Rekisterinpitäjän palvelujen tarjoaminen asiakkaille
• Tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu sekä tarjonnan kohdistaminen asiakkaiden toiveiden huomioon ottaen
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä palvelun kehittäminen

Rekisterinpitäjä ei luovuta ulkopuolisille asiakkaiden henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Rekisterinpitäjä voi lähettää asiakkaille suoramarkkinointia sähköisesti (mm. sähköpostitse ja tekstiviestien välityksellä).

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

• Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1. kappale: b, c ja f
  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen
  • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
• Suomen laki 2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen

Rekisterin tietosisältö

Palvelun oston (varauksen teon) yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot:

• Etu- ja sukunimi, lähiosoite, maa, puhuttu kieli, postinumero, postitoimipaikka, osoitemaa, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Yrityksiltä lisäksi: yrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, laskutusosoite, y-tunnus
• Varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
• Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot
• Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen järjestelmän suorittamaan automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia asiakkaille/rekisteröidyille.

 

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta varauksien tehtäessä (mm. majoitus-, ohjelmapalvelu- ja pitopalvelu varaukset), tilaisuuksien järjestäjiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Luottotiedot tarkistetaan palveluntuottajalta asiakkaan suostumuksella.
 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Pyydettäessä majoittujien tiedot luovutetaan lain määräämille viranomaisille (mm. Kainuun- ja Pohjois-Pohjanmaan poliisilaitos) kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii. Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja luovutetaan myös vain niille Vuokatti Travel Ay:n yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kyseistä asiakasta koskevan palveluketjun tuotantoon tai jotka laskuttavat sopimuksen mukaan palveluitaan suoraan kyseiseltä asiakkaalta. Sama pätee saatavien perimiseen.
 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä Vuokatti Travel Ay:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka järjestelmän hallinnoija antaa yrityksen henkilöstölle tai palveluntuottajalle. Mökinomistajilla, mökin huoltajilla, avaintenantajilla ja siivoojilla on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, jotka kohdistuvat heidän omiin kohteisiinsa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisterinpitäjä ei vastaa tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat keräävät ja säilyttävät. Esimerkiksi Vuokatti Travel Ay:n palveluita välittävät matkatoimistot. Rekisterinpitäjä vastaa vain Vuokatti Travel Ay:lle toimitetusta tiedosta.

Rekisterissä olevat tiedot sijaitsevat Vuokatti Travel Ay:n suljetussa verkossa, joka on suojattu palomuurilla, salasanalla ja muilla ajantasaisilla teknisillä keinoilla. Tiedot sisältävät palvelimet sijaitsevat tiloissa, jotka ovat lukittuja ja joissa on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta, ja mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja edellä tässä kohdassa määritellyn mukaiset vaatimukset täyttävää suojaamista.

Rekisterin julkisuus

Vuokatti Travel Ay:n asiakasrekisteriä koskeva tietosuojaseloste (rekisteriseloste) on nähtävänä Vuokatti Travel Ay:n toimitiloissa, osoitteessa Kidekuja 2, 88610 Vuokatti ja rekisterinpitäjän kotisivulla www.vuokattitravel.fi
 

Henkilötietojen tarkistus, poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, yhteystietonsa ja puhelinnumeronsa. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa “oikeus tulla unohdetuksi”. Poikkeuksena Vuoatti Travel Ay:n sitovat velvoitteet, esimerkiksi kirjanpitolaki. Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

 

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin ja markkina- ja mielipidetiedusteluihin tai tutkimuksiin. Rekisteröity asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti Vuokatti Travel Ay:lle yllä mainittuun osoitteeseen.

 

Asiakkaanoikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei asiakkaankäsityksen mukaan ole toiminut EU:n tietosuoja-asetuksen ja Suomen kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.